Transformation digitale : clap de fin pour les services des Ressources Humaines ?

Il a d’abord été manuscrit. Écrit avec précision, à la virgule près, par de petites mains concentrées pour éviter toute erreur sur le salaire qui vous était versé en fin de mois. Puis le bulletin de paie s’est informatisé. Avec des logiciels internes coûteux, plus ou moins flexibles et surtout, pas toujours au fait des dernières évolutions légales. Sans parler des nouvelles versions à installer et de l’informaticien qu’il faut appeler en urgence pour réparer le bug qui met le DRH sur les nerfs. Parallèlement à ces logiciels en mode "on-premise" (c’est-à-dire installés sur les serveurs de l’entreprise) se développent désormais les logiciels en mode "SaaS". "Software as a Service". Traduisez "Logiciel en tant que service".

L’entreprise peut désormais s’abonner à un logiciel en ligne dont le coût est proportionnel à son utilisation. Un atout pour établir un budget sur mesure. Plus besoin de serveurs encombrants puisque les données sont stockées sur le cloud. L’éditeur s’occupe du paramétrage, des mises à jour (y compris les évolutions règlementaires) et de la maintenance. Disponibles en ligne, les bulletins de salaire, comme toutes les autres informations RH, sont consultables par les salariés depuis n’importe quel appareil connecté.

Dès lors, les petites mains n’auraient-elles plus qu’à se tourner les pouces? Pas vraiment. D’abord, cette solution n’est pas encore la panacée. "Après quelques mois d'utilisation, les entreprises prennent conscience des lacunes de cette architecture, du moins telle qu'elle est proposée par défaut par les éditeurs" explique Luc Simon, directeur technique de l'éditeur Magic Software. En résumé, les solutions proposées sont censées être adaptables à toutes les entreprises. Le "sur-mesure" est plus rare et surtout, beaucoup plus coûteux. Ensuite, ces logiciels doivent être alimentés avec les données propres à l’entreprise. Un travail d’intégration qui peut s’avérer très lourd. "Sans synchronisation efficace des données SaaS avec le reste du système d'information, l'entreprise doit dé-dupliquer ses données et effectuer des saisies manuelles. Cela augmente les risques d'erreurs humaines et abaisse la productivité" confirme Luc Simon. Dernier frein : la protection des données. Dans le modèle SaaS, elle est uniquement assurée par le prestataire. Perdre la sécurisation interne de ses données effraie certaines entreprises, notamment celles relevant des services publics, qui préfèrent conserver des solutions à licences.

Malgré tout, le mode SaaS séduit de plus en plus d’entreprises. Une récente étude (1) prévoit que 73% d’entre elles reposeront presque entièrement sur ces solutions dès 2020. Une digitalisation qui satisfait aussi les salariés, et notamment les "Milléniaux", cette génération née en plein boom d’internet, entre 1980 et 1995. Une génération qui est aussi la cible des entreprises qui souhaitent s’attacher leurs services. Le recrutement : un autre pan des RH frappé de plein fouet par les nouvelles technologies.

Revoilà nos petites mains. Elles ouvraient les courriers, classaient les CV au beau papier glacé en fonction des profils. Examinaient chaque candidature pour faire le tri : d’un côté, la pile des candidats à voir. De l’autre, celle des recalés du jour. Puis s’en suivaient les journées d’entretiens physiques pour déblayer "le terrain" aux décideurs, DRH ou manager. Sans compter le casse-tête pour trouver une méthode satisfaisante pour conserver une base de données de CV actualisée. Aujourd’hui, place au recrutement "digital". Plus qu’une mode, une nécessité, selon Yves-C. Gagnon, expert-conseil en gestion du changement et management des technologies : "Le seul moyen d’attirer les meilleurs talents dans les entreprises est le recrutement digital.(…) Les avancées technologiques fulgurantes, combinées au changement de comportement des candidats potentiels, surtout les milléniaux habitués de transiger en ligne et accrocs des médias sociaux, font qu’il est crucial d’implanter le recrutement digital".

Les services RH doivent adapter leurs méthodes et maîtriser sur le bout des doigts les outils de la digitalisation du recrutement. Revue des troupes (digitales) en présence :

• Système de suivi des candidatures (ATS – Applicant tracking systems):logiciel de filtrage de CV. À l’aide de mots clés, le système va recueillir et enregistrer les CV présents sur Internet et les classer selon les compétences et les expériences recherchées. Objectif, un gain de temps, de productivité mais aussi un archivage intelligent des CV comme le propose le logiciel HumanSourcing. Ce type d'outils est déjà plébiscité par les plus grands groupes. 
• Algorithmes: logiciels d’intelligence artificielle permettant de traiter et d’analyser un très grand volume de données. Par exemple, ils peuvent rechercher toutes les informations disponibles sur Internet concernant un candidat (CV, profils sur les réseaux sociaux, témoignages en ligne, échanges sur les forums, commentaires dans des blogs, etc.) pour en dresser un "portrait numérique".
• Plateformes d’entrevue vidéo en différé (VIP- Video Interviewing Platform): applications où le candidat, seul devant sa webcam, doit répondre à des questions en un temps défini. La voix est ensuite transformée en texte, puis analysée pour évaluer si les réponses sont en adéquation avec le profil recherché. Certains logiciels permettent même d’évaluer l’enthousiasme du candidat grâce à un système de reconnaissance faciale (par exemple, video BIO).
• Jeux vidéo: le must de la digitalisation. Un exemple avec la banque américaine JPMorgan qui confronte les candidats à un jeu vidéo destiné à évaluer leurs caractéristiques sociales, cognitives et comportementales comme l'attention, la mémoire et l'altruisme. Objectif: dénicher des profils originaux et favoriser la diversité au sein de leurs effectifs.

Gains recherchés par les entreprises: réduire les coûts, gagner du temps, limiter la marge d’erreur, renforcer l’attractivité. Et supprimer le service recrutement? "Il ne peut y avoir de digitalisation réussie sans une expérience physique et une présence humaine de qualité. Toutes ces nouvelles technologies digitales offrent des possibilités énormes, mais nécessitent une expertise pointue pour exercer un contrôle sur leur utilisation. (…) Il faudra toujours le doigté et le jugement du professionnel en RH afin d’ajuster avec précision le profil idéal du candidat pour un emploi spécifique" analyse Yves-C. Gagnon.

Dernier domaine qui a vu ses habitudes bousculées par les nouvelles technologies : la formation. L’organisation des dispositifs de formation de l’entreprise relève de la compétence du service RH: recueil des besoins auprès des managers, recherche de l’offre adéquate (en interne ou en externe), gestion administrative et matérielle (déplacements, hébergements, repas des stagiaires). Aujourd’hui, les outils digitaux sont tels que l’on pourrait imaginer un modèle sans strate intermédiaire (RH) entre l’employé et son manager. L’encadrement dispose d’un catalogue de formations réalisables à distance. On les appelle MOOC, SOOC ou COOP (2): ce sont des formations en ligne, conçues avec des cours, vidéos et quiz, que le stagiaire peut suivre à son rythme, à tout moment et de n’importe quel poste de travail. Certains logiciels RH permettent de recenser ces formations et offrent la possibilité de réaliser les réservations et les inscriptions en ligne, à la main du manager ou même de l’employé, qui devient ainsi acteur de son parcours de formation.

Un tel modèle est-il réaliste? Si certains l’ont pensé lors du "boom" du E-learning dans les années 2000, les expériences ont démontré les limites de ce type de formations. "Le principal inconvénient réside dans le fait que la formation se déshumanise. L’apprenant est seul devant son poste informatique. Il n’y a donc pas de partage physique d’expériences avec d’autres apprenants. Et comme il n’y a pas physiquement de formateur, la motivation n’est pas forcément au rendez-vous" explique Yasmine Belho, du site Myrhonline.fr. Et de compléter : "Pour éviter ces inconvénients, de nombreuses entreprises ont recours au "blended Learning" qui comprend à la fois formation présentielle et formation à distance". Une articulation complexe à mettre en œuvre et qui nécessite une expertise de la formation qui doit être maîtrisée par les services RH.

Comme pour la gestion de la paie et le recrutement, la formation est profondément chamboulée par la transformation digitale. Si elle souhaite survivre, la fonction RH doit appréhender ces changements comme une opportunité. Elle devra s’adapter et faire preuve d’innovation. Si le pari est réussi, on ne se posera plus la question de sa raison d’être et elle se positionnera même comme un élément moteur du développement de l’entreprise.

(1) Étude réalisée en 2017 auprès de 1 800 informaticiens d’entreprise par le fournisseur BetterCloud
(2) MOOC (Massive Open Courses) : cours en ligne ouverts à tous. COOC (Corporate Open Online Course) : formation en ligne mise en place par une entreprise, et non pas par une école. SOOC (Small Online Open Courses) : cours en ligne ouvert à un petit nombre de stagiaires.